Instrução Normativa nº 3, de 26 de abril de 2018
ASPECTOS GERAIS
1 - O que é o SICAF?
2 - O que muda no SICAF?
3 - Como funcionará o cadastramento no Sicaf?
4 - Em relação à documentação, quais foram as mudanças trazidas pela Nova Instrução Normativa?
CADASTRAMENTO
Nível I – Credenciamento
5 - Quem pode realizar o cadastramento no Sicaf? O registro no nível credenciamento é obrigatório?
6 - Com a integração automatizada de dados com a Receita Federal do Brasil-RFB no cadastramento da pessoa jurídica é necessário cadastrar os sócios e cônjuges, bem como apresentar a documentação de todos?
7 - Quais informações devem constar do credenciamento no caso de sócio estrangeiro para empresa brasileira?
8 - Como pode ser comprovado o credenciamento no Sicaf?
Nível III - Regularidade Fiscal Federal e trabalhista
9 - Como será comprovada a regularidade fiscal federal e trabalhista?
10 - É obrigatório informar as decisões judiciais?
Nível IV – Regularidade Fiscal Estadual e Municipal
11 - Como será comprovada a regularidade fiscal Estadual e Municipal?
12 - Como será comprovada a regularidade de fornecedor considerado isento dos tributos estaduais ou municipais?
Nível V – Qualificação Técnica
13 - Como será comprovada a Qualificação Técnica no Sicaf?
Nível VI – Qualificação Econômico-Financeira
14 - Como será comprovada a Qualificação Econômico-Financeira no Sicaf?
15 - Qual o prazo para apresentação do Balanço Patrimonial e Demonstrações Contábeis?
16 - O Sicaf permite o registro de quais tipos de balanço?
17 - Em qual órgão deve ser registrado o balanço patrimonial?
18 - As ME/EPP são obrigadas a apresentar o balanço patrimonial para participar de licitações?
19 - O Microempreendedor Individual é obrigado a apresentar o balanço patrimonial para participar em licitações?
20 - Os índices contábeis exigidos para comprovação da boa situação financeira da empresa podem ser calculados pelo Sicaf?
21 - Como proceder na apresentação da Certidão de Falência e Concordata? Qual o prazo de validade?
22 - Na hipótese de ocorrência de processos em mais de um foro, deve-se apresentar as certidões correspondentes?
VALIDADE DOS REGISTROS CADASTRAIS
23 - O fornecedor que estiver com o cadastro do SICAF vencido tem que fazer a renovação no Sistema?
REGISTRO DAS SANÇÕES
24 - A quem cabe o registro de sanções no Sicaf?
25 - Quais sanções devem ser registradas no Sicaf?
26 - Como registrar sanções que não estejam pré-definidas no Sicaf?
27 - O que são as “Ocorrências Impeditivas Indiretas” registradas no SICAF?
28 - É possível retirar o alerta de ocorrência impeditiva?
29 - A ocorrência impeditiva é causa de restrição a participação em licitações?
DA CONTRATAÇÃO
30 - Haverá obrigatoriedade de cadastramento no SICAF quando houver contrato?
31 - Para emissão de nota de empenho e contratação deverá ser realizada consulta ao SICAF?
32 - O pregoeiro ou comissão de licitação podem solicitar documentos complementares a habilitação? Existe prazo para envio?
PROCEDIMENTOS
33- Na habilitação do fornecedor a documentação deve ser impressa?
34 - Como se dará a comprovação da situação financeira do fornecedor?
ASPECTOS GERAIS
1 - O que é o SICAF?
O Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – Sicaf, constitui-se em módulo informatizado que compõe o Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais – Siasg, regulamentado pelo Decreto n.º 3.722, de 9 de janeiro de 2001, criado para viabilizar o cadastramento de fornecedores de materiais e serviços no âmbito da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, em licitações e contratações.
2 - O que muda no SICAF?
O SICAF será disponibilizado em uma versão totalmente digital. O sistema contará com integração automatizada de dados com a Receita Federal do Brasil-RFB e outros órgãos e entidades do Poder Executivo Federal, em consonância como Decreto n.º 9.094, de 17 de julho de 2017, que “dispõe sobre a simplificação de atendimento prestado aos usuários de serviços públicos”. Permitindo assim que as informações cadastrais de fornecedores ativos na RFB – como CNPJ, CNAE, Natureza Jurídica e porte da empresa – sejam automaticamente integrados ao sistema, além de certidões de cunho fiscal e trabalhista, da seguridade social e do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Ademais não será mais necessária à apresentação de documentos físicos, os documentos deverão ser apresentados digitalmente.
3 - Como funcionará o cadastramento no Sicaf?
O fornecedor interessado, ou quem o represente não precisará mais se deslocar para uma unidade cadastradora. Basta acessar o Sicaf no Portal de Compras do Governo Federal, no sítio eletrônico www.comprasgovernamentais.gov.br, com emprego do certificado digital, prestando as informações necessárias, e apresentando digitalmente a documentação exigida para cada nível.
4 - Em relação à documentação, quais foram as mudanças trazidas pela Nova Instrução Normativa?
Em relação à documentação, adotou-se no SICAF as diretrizes previstas no Decreto n.º 9.094, de 17 de julho de 201, quanto à simplificação de processos e procedimentos, implementando o recebimento de documentos digitais. (nato-digitais ou digitalizados). Nesse contexto, os documentos digitalizados terão valor de cópia simples, sendo que a apresentação de seus originais só será necessária quando a lei expressamente exigir, em conformidade com o processo administrativo em meio eletrônico. Outro fator importante à documentação, é a dispensa de reconhecimento de firma e a autenticação de cópia dos documentos expedidos no País, se não houver dúvida fundada quanto à sua autenticidade ou previsão legal.
5 - Quem pode realizar o cadastramento no Sicaf? O registro no nível credenciamento é obrigatório?
O cadastramento no Sicaf poderá ser realizado pelo fornecedor interessado ou quem o represente. O Credenciamento é o nível básico do registro cadastral no SICAF que permite a participação dos interessados na modalidade licitatória Pregão e RDC, em sua forma eletrônica, bem como na Cotação Eletrônica.
6 - Com a integração automatizada de dados com a Receita Federal do Brasil-RFB no cadastramento da pessoa jurídica é necessário cadastrar os sócios e cônjuges, bem como apresentar a documentação de todos?
Ao inserir o CNPJ no sistema automaticamente as informações constantes na Receita Federal do Brasil, serão resgatadas, inclusive as do quadro societário registrado de acordo com a formação do capital social e quantidades de ações ou quotas que o constitua, bem como os dados dos dirigentes. No caso dos cônjuges as informações e documentos deverão ser inseridos conforme solicitadas pelo sistema. A documentação necessária ao cadastramento encontra-se relacionada no Manual do Sicaf e poderá ser consultada por natureza jurídica.
7 - Quais informações devem constar do credenciamento no caso de sócio estrangeiro para empresa brasileira?
No credenciamento de empresa brasileira, no qual conste no quadro societário sócio estrangeiro o sistema disponibilizará campo específico com solicitação dos seguintes dados: Participação Societária, Nome, Endereço, Cidade, País, Código País e Código de área.
8 - Como pode ser comprovado o credenciamento no Sicaf?
O credenciamento no Sicaf é comprovado pelo Certificado de Registro Cadastral (CRC), que conterá os seguintes dados: Inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) ou no Cadastro de Pessoa Física (CPF); Razão Social; Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE); e Sede da empresa.
Nível III - Regularidade Fiscal Federal e trabalhista
9 - Como será comprovada a regularidade fiscal federal e trabalhista?
A comprovação da regularidade fiscal federal e trabalhista se dará automaticamente por meio de compartilhamento de informações junto aos órgãos responsáveis pela expedição das certidões.
10 - É obrigatório informar as decisões judiciais?
Sim. Para obtenção da regularidade fiscal federal e trabalhista devem se informar as decisões judicias, tendo em vista que somente existência de questionamento em juízo da relação à ilegalidade de dívida fiscal ou trabalhista, sem qualquer liminar ou tutela antecipada no sentido de se obter a suspensão da exigibilidade, não resultará no direito à habilitação.
Nível IV – Regularidade Fiscal Estadual e Municipal
11 - Como será comprovada a regularidade fiscal Estadual e Municipal?
A comprovação da regularidade fiscal Estadual e Municipal, tendo em vista o número elevado de municípios, deve ser realizada pelo fornecedor a partir do upload das certidões, tendo em vista que nesse caso não haverá o compartilhamento de informações entre órgãos.
12 - Como será comprovada a regularidade de fornecedor considerado isento dos tributos estaduais ou municipais?
A regularidade do fornecedor considerado isento dos tributos estaduais ou municipais será comprovada mediante a apresentação de declaração de isenção da Fazenda do domicilio ou sede do fornecedor na forma da lei. A declaração de isenção deverá ser inserida pelo fornecedor em campo próprio no Sicaf.
Nível V – Qualificação Técnica
13 - Como será comprovada a Qualificação Técnica no Sicaf?
A comprovação de Qualificação Técnica no SICAF corresponde à informação sobre o registro ou inscrição na entidade profissional competente a exemplo órgãos como CREA, CRA, OAB entre outros, nos termos do inciso I do art. 30 da Lei n.º 8.666, de 1993.
Nível VI – Qualificação Econômico-Financeira
14 - Como será comprovada a Qualificação Econômico-Financeira no Sicaf?
A comprovação da Qualificação Econômico-Financeira depende da apresentação do Balanço Patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, elaborados e registrados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios, bem como será exigida a apresentação da certidão negativa de falência ou concordata expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica, ou de execução patrimonial, expedida no domicílio da pessoa física, nos termos dos incisos I e II do art.31 da Lei n.º 8.666, de 1993.
15 - Qual o prazo para apresentação do Balanço Patrimonial e Demonstrações Contábeis?
A apresentação do Balanço Patrimonial e Demonstrações Contábeis para fins de cadastramento no Sicaf segue o prazo limite definido pela Receita Federal do Brasil para transmissão da Escrituração Contábil Digital (ECD) ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Caso a atualização não seja realizada no referido prazo, o nível Qualificação Econômico-financeira permanecerá desatualizado até que o fornecedor promova sua atualização.
16 - O Sicaf permite o registro de quais tipos de balanço?
No sistema podem ser registrados, a depender da situação do fornecedor, o balanço de abertura, intermediário e anual. O balanço de abertura em regra é utilizado para empresas que estão iniciando suas atividades, todavia pode ser utilizado também na hipótese de mudança de sistema de tributação conforme legislação. O balanço intermediário tem fundamento no art. 204 da Lei n.º 6.404, de 1976 e retrata a situação empresarial no curso do exercício. O balanço anual evidencia qualitativa e quantitativamente a posição patrimonial e financeira da entidade, em uma determinada data.
17 - Em qual órgão deve ser registrado o balanço patrimonial?
Em relação ao Balanço Patrimonial em formato digital, a sua autenticação será comprovada por meio do recibo de entrega emitido pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), quando do envio da Escrituração Contábil Digital – ECD, nos termos do § 1º, do art. 78- A do Decreto nº 1800, de 30 de Janeiro de 1966 (incluído pelo Decreto n.º 8.638, de 25 de fevereiro de 2016).
Já o empresário ou a sociedade empresária que não estiverem obrigados a utilizar a Escrituração Contábil Digital – ECD, esses poderão apresentar cópia digitalizada do Balanço Patrimonial autenticado pela junta comercial. As demais pessoas jurídicas deverão apresentar a cópia digitalizada do Balanço Patrimonial com assinatura de seu representante legal e do contador responsável, autenticada pelo órgão responsável pelo seu registro.
18 - As ME/EPP são obrigadas a apresentar o balanço patrimonial para participar de licitações?
Conforme o art. 3º do Decreto nº 8.538, de 2015: “Na habilitação em licitações para o fornecimento de bens para pronta entrega ou para a locação de materiais, não será exigido da microempresa ou da empresa de pequeno porte a apresentação de balanço patrimonial do último exercício social.”
Ou seja, a habilitação econômico-financeira de ME/EPP não deve ser exigida, nos editais, quando o objeto for fornecimento de bens para a pronta entrega ou para a locação de materiais. No entanto, para a contratação de obras, serviços e bens de entrega parcelada, a Administração deve exigir a habilitação econômico-financeira dos licitantes, inclusive das ME/EPP. Cabe registrar que a ata decorrente de Sistema de Registro de Preços não é considerada pronta entrega, caso em que deve ser exigido o balanço patrimonial da ME/EPP.
19 - O Microempreendedor Individual é obrigado a apresentar o balanço patrimonial para participar em licitações?
O Microempreendedor Individual com base no art. 68 da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006 é considerado pequeno empresário, pelo qual faz jus a dispensa de apresentação do Balanço Patrimonial e Demonstrações Contábeis em observância ao §2º do art. 1.179, do Código Civil.”
20 - Os índices contábeis exigidos para comprovação da boa situação financeira da empresa podem ser calculados pelo Sicaf?
Não. Para melhor avaliação da situação financeira das empresas pelos órgãos e entidades licitantes a Seges disponibilizará no Portal de Compras Governamentais, ferramenta especifica para o cálculo dos índices contábeis. O órgão poderá personalizar o relatório que traz o resultado dos índices, inserindo as informações da contratação, devendo o documento ser anexado ao processo administrativo.
21 - Como proceder na apresentação da Certidão de Falência e Concordata? Qual o prazo de validade?
O Sicaf permitirá upload da Certidão de Falência e Concordata expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica, ou de execução patrimonial, expedida no domicílio da pessoa física. Quando não constar a data de validade da Certidão de Falência e Concordata, deve-se adotar o período de 1 (um) ano.
22 - Na hipótese de ocorrência de processos em mais de um foro, deve-se apresentar as certidões correspondentes?
Caso o instrumento convocatório exija todas as certidões relativas a processos em outros foros, o licitante vencedor do certame poderá apresentar a documentação diretamente ao Pregoeiro ou Comissão de Licitação.
VALIDADE DOS REGISTROS CADASTRAIS
23 - O fornecedor que estiver com o cadastro do SICAF vencido tem que fazer a renovação no Sistema?
A renovação de cadastro, no SICAF, ocorre anualmente de forma automática pelo Sistema, desde que o CPF e o CNPJ encontrem-se válidos na Receita Federal, porém essa atualização não alcança as certidões ou documentos de cunho fiscal e trabalhista, da Seguridade Social, do FGTS, Balanço Patrimonial e demais demonstrações contábeis, com prazos de vigência próprios, devendo esses serem mantidos atualizados para efeito de habilitação.
REGISTRO DAS SANÇÕES
24 - A quem cabe o registro de sanções no Sicaf?
O registro de sanções no Sicaf deve ser realizado pelo órgão ou entidade responsável pela aplicação da sanção administrativa, conforme os procedimentos descritos pela Instrução Normativa. Para auxiliar os gestores foram publicados dois cadernos de logística um trata das diretrizes para formulação de procedimento administrativo específico e o outro dos procedimentos gerais e registro das sanções administrativas, disponibilizados no Portal de Compras Governamentais no item publicações “Cadernos”.
25 - Quais sanções devem ser registradas no Sicaf?
São sanções passíveis de registro no Sicaf, além de outras que a lei possa prever:
I - advertência por escrito, conforme o inciso I do art. 87 da Lei nº 8.666, de 1993, e o inciso I, do art. 83 da Lei nº 13.303, de 30 de junho de 2016;
II - multa, na forma prevista no instrumento convocatório ou no contrato, conforme o art. 86 e o inciso II do art. 87 da Lei nº 8.666, de 1993, e o inciso II do art. 83 da Lei nº 13.303, de 2016;
III - suspensão temporária, conforme o inciso III do art. 87 da Lei nº 8.666, de 1993, e o inciso III do art. 83 da Lei nº 13.303, de 2016;
IV - declaração de inidoneidade, conforme o inciso IV do artigo 87 da Lei nº 8.666, de 1993; e
V - impedimento de licitar e contratar com a União, Estados, Distrito Federal ou Municípios, conforme o art. 7º da Lei nº 10.520, de 2002.
26 - Como registrar sanções que não estejam pré-definidas no Sicaf?
Caso a sanção a ser registrada não esteja no rol daquelas disponíveis para registro no Sicaf, o órgão deverá selecionar a opção “Outros Tipos de Ocorrência”, atentando para marcar o campo “Impedido de Licitar?” caso a sanção seja impeditiva, a exemplo daquelas decorrentes das condenações por Improbidade Administrativa, visto que a não marcação do referido campo não acusará o impedimento do fornecedor quando da emissão das certidões do Sicaf.
27 - O que são as “Ocorrências Impeditivas Indiretas” registradas no SICAF?
As ocorrências impeditivas indiretas registradas no SICAF são resultado de cruzamento de informações, sobre o quadro societário das empresas que visa evitar possível tentativa de burla à penalidade de declaração de inidoneidade, impedimento de contratar ou licitar com a Administração Pública ou suspensão temporária de licitar com a Administração, por meio da utilização de outra sociedade empresarial, pertencente aos mesmos sócios ou cônjuges de sócios e que atue na mesma área, em atendimento a recomendações do Tribunal de Contas da União (Acórdão 2.115/2015).
28 - É possível retirar o alerta de ocorrência impeditiva?
O alerta só deixa de aparecer quando o prazo das ocorrências do fornecedor vinculado terminar, ainda que não tenha mais vínculo societário com a empresa.
29 - A ocorrência impeditiva é causa de restrição a participação em licitações?
Somente o alerta de ocorrências indiretas não tem o condão por si só de impedir a participação em licitações, devendo o pregoeiro analisar caso a caso e garantir ao fornecedor o direito de defesa para comprovação de que não há fraude.
DA CONTRATAÇÃO
30 - Haverá obrigatoriedade de cadastramento no SICAF quando houver contrato?
Sim, a Administração deverá orientar o fornecedor quanto à necessidade de proceder ao seu cadastramento, antes da contratação, mesmo que seja aquisição por dispensa ou inexigibilidade.
31 - Para emissão de nota de empenho e contratação deverá ser realizada consulta ao SICAF?
Sim. Previamente à emissão de nota de empenho e à contratação, a Administração realizará consulta ao SICAF para identificar possível proibição de contratar com o Poder Público, bem como se há ocorrências indiretas. A administração também realizará consulta ao SICAF a cada pagamento a fornecedor, a fim de verificar a manutenção das condições de habilitação.
32 - O pregoeiro ou comissão de licitação podem solicitar documentos complementares a habilitação? Existe prazo para envio?
Sim. O pregoeiro ou comissão de licitação podem estabelecer o prazo mínimo de 2 (duas) horas, via sistema eletrônico, para envio de documentos de habilitação complementares, com intuito de proporcionar ao fornecedor tempo hábil a sua habilitação em observância ao § 2º do art. 25 do Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005, e aplicado por força da Instrução Normativa nº 3, de 16 de dezembro.
PROCEDIMENTOS
33- Na habilitação do fornecedor a documentação deve ser impressa?
Não. A documentação é apresentada digitalmente pelo fornecedor em atenção à relação contida no Manual do Sicaf (§1, art. 6 da IN n.º 03, de 2018). A referida documentação comporá o seu cadastro no sistema (§5º, art. 6º da IN n.º 03, de 2018) e deverá ser consultada pelo órgão e entidade licitante quando da verificação de conformidade para habilitação (art. 4º da IN n.º 03, de 2018). Ademais, o Sicaf disponibiliza a declaração da situação do fornecedor (formato pdf.), o qual se trata de documento comprobatório de regularidade (§3º do art. 17 da IN n.º 03, de 2018).
34 - Como se dará a comprovação da situação financeira do fornecedor?
Para comprovação da situação financeira do fornecedor deve-se observar o Balanço Patrimonial inserido no SICAF pelo fornecedor (art.15 e 16 da IN n.º 03, de 2018), bem como o cálculo dos índices contábeis (§5º do art. 31 da Lei n.º 8.666, de 1993) usualmente adotados como o de Liquidez Geral (LG), Solvência Geral (SG) e Liquidez Corrente (LC) previstos no ato convocatório. (art. 22 da IN n.º 03, de 2018). Nesse sentido, foi criada a calculadora financeira, um instrumento de apoio aos órgãos e entidades licitantes que pode ser acessada clicando aqui.