Recomendações COVID-19 - Trâmite Eletrônico de Processos e Documentos

Tendo em vista as medidas emergenciais para o funcionamento dos órgãos e entidades públicas, em decorrência da pandemia do novo coronavírus (COVID-19), que incluem restrições de circulação das pessoas nas cidades, recomendações para isolamento domiciliar, teletrabalho, revezamento, e consequentemente a diminuição da força de trabalho presencial, e tendo em vista o disposto nas Instruções Normativas SEDGG-SGP nº 19, 20 e 21, publicadas em março de 2020, os órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, deverão observar as seguintes recomendações para o trâmite de documentos e processos entre si:

1. Utilizar o Barramento de Serviços do PEN para o trâmite de processos entre os órgãos.  O Barramento permite que um órgão envie eletronicamente processos para outro, independentemente da tecnologia adotada.

a. Em caso de restrição fundamentada para o envio do processo por meio do Barramento de Serviços do PEN, os órgãos e entidades deverão abrir novo processo, contendo somente o documento que necessita ser enviado, para que seja possível o envio. Importante destacar que a funcionalidade que permite o envio avulso de documentos encontra-se ainda em desenvolvimento e estará disponível em breve. Tal funcionalidade é a prioridade máxima da equipe que está evoluindo o Barramento;

2. Os órgãos e entidades que ainda não possuem o Barramento de Serviços do PEN em produção e utilizam o Sistema de Eletrônico de Informações (SEI) como solução de processo eletrônico, ou outra solução que possua peticionamento, deverão disponibilizar o peticionamento eletrônico em local de destaque em seu Portal institucional e suspender a exigência de comprovação documental para aprovação do cadastro. A medida vale enquanto perdurarem as restrições decorrentes do coronavírus (COVID-19);

3. Os órgãos e entidades que ainda não possuem nenhuma solução de processo eletrônico ou peticionamento eletrônico, deverão disponibilizar, em local de destaque em seu Portal institucional, os contatos dos responsáveis da unidade de protocolo (telefones e e-mails) para recepção dos documentos, envio das respostas e orientações adicionais;

4. Todos deverão preencher o formulário de diagnóstico de uso do Barramento para avaliação das necessidades mais imediatas de apoio técnico por parte do Órgão Central, bem como dos órgãos e entidades que já possuem o Barramento implantado e que eventualmente podem oferecer apoio aos demais em um arranjo colaborativo e em rede;

5. Aos órgãos e entidades:

a. que encontram-se em estágio avançado de implantação do Barramento deverão proceder a imediata implantação em produção. Em caso de necessidade de apoio técnico (TIC, gestão documental e dúvidas gerais), favor entrar em contato através do telefone 2020-8627;

b. que encontram-se em estágio inicial de implantação do Barramento deverão proceder com as orientações de operação de suas unidades de protocolo descritas nos itens 2 e 3, além do preenchimento do diagnóstico, item 4, para que seja possível o contato pela equipe do Órgão Central a fim de acelerar a implantação do Barramento de forma prioritária.

6. Todos os órgãos e entidades da Administração Pública federal deverão se cadastrar no portal do Barramento do PEN, através do formulário de Gestor de Protocolo, disponível aqui. Preencha o formulário, anexe o documento comprobatório (basta uma autodeclaração de punho ou impressa - digitalizada ou foto de celular), anexe a foto do seu RG ou CPF, e clique em "Solicitar";

a. Aos que já possuem cadastro no Portal do Barramento, é necessária a atualização dos dados existentes e a complementação de novos campos já disponíveis no cadastro. É importante salientar que a atualização dos dados visa auxiliar todos os gestores no contato célere para a resolução de problemas de envio de documentos e processos. Clique aqui para atualizar agora acessando o seu cadastro.

7. Aos órgãos e entidades que utilizam o SEI, é imprescindível a ampla divulgação do módulo de consulta de processos, de modo a facilitar o amplo acesso externo aos processos e documentos em tramitação em que não haja restrição de acesso legal devidamente fundamentada. Abaixo seguem os exemplos da utilização dessa boa prática no portal do Ministério da Economia:

Imagem 1 - Página do SEI no Portal do Ministério da Economia e destaque do atalho para a página de consulta de processos

Imagem 2 - Página de pesquisa pública do SEI

Barramento de Serviços do PEN

É uma infraestrutura centralizada que permite que um órgão envie processos ou documentos administrativos digitais para outro de maneira segura e com confiabilidade de entrega. Tal infraestrutura permite o trâmite eletrônico independentemente da tecnologia adotada.
Para saber mais, acesse o Portal do Processo Eletrônico Nacional (PEN).